Gestione della qualita'

Sistema gestione della qualita'

L’Istituto Comprensivo Villongo col presente manuale intende stabilire, documentare, attuare e tenere aggiornato il sistema di gestione per la qualità e migliorarne con continuità l’efficacia, in accordo con i requisiti prescritti dalla UNI EN ISO 9001:2000

Nelle tabelle seguenti, quindi, verranno:

• identificati i processi e stabilite le loro sequenze ed interazioni

• stabiliti i criteri ed i metodi necessari per assicurare l’efficace funzionamento e l’efficace controllo di questi processi, facendo riferimento ai documenti dove tali controlli vengono registrati

• assicurate la disponibilità delle risorse e delle informazioni necessarie per supportare il funzionamento e il monitoraggio di questi processi

• monitorati, misurati ed analizzati questi processi

• attuate le azioni necessarie per conseguire i risultati pianificati ed il miglioramento continuo dei processi Si fa inoltre riferimento alle seguenti procedure specifiche per l’accreditamento da parte dell’Ente Concedente:

1. PRO4101: gestione della contabilità e degli adempimenti normativi

2. PRO4102: controllo economico

3. PRO4103: rendicontazione spese

4. PRO4104: gestione amministrativa del personale

Tutti i processi evidenziati (principali, di supporto e di struttura) sono gestiti attraverso:
• procedure (se riguardano più aree o funzioni)
• istruzioni (se riferite alla singola area operativa)
entrambe in forma di documenti controllati.
Ogni processo è analizzato in termini di:
• input – output
• responsabilità
• controlli e relativi limiti di accettazione
• sistemi di misurazione (strumenti, operatori e procedure)
• risorse (compreso il personale addestrato) ed infrastrutture necessarie.

REQUISITI RELATIVI ALLA DOCUMENTAZIONE
La documentazione del Sistema di Gestione per la Qualità dell’Istituto Comprensivo Villongo è così costituita:

I livello
POLITICA della Qualità e MAQ

II livello
PRO

III livello
IST

IV livello
Moduli in bianco

Moduli compilati (documenti di registrazione)

Documenti di I livello: Politica e Manuale della Qualità (MAQ)
Il Manuale della Qualità è il documento di base del SGQ evidenzia la struttura del SGQ e gli indirizzi politici; evidenzia inoltre la struttura della documentazione del sistema e la struttura organizzativa e le responsabilità. È stato progettato per essere autoportante ed autoesplicativo rispetto alla norma ISO 9001:2000 (copertura di tutti i requisiti). Il manuale rimanda quando necessario a procedure o ad istruzioni per la descrizione dettagliata delle attività. Per la descrizione della Politica si veda il documento “Politica per la qualità” e oltre.

Documenti di II livello: Procedure (PRO)
Sono disposizioni scritte che disciplinano le attività in merito alla qualità; sono documenti predisposti quando sono coinvolte più funzioni o aree oppure le attività hanno carattere trasversale.

Documenti III livello: Istruzioni di Lavoro (IST)
Sono disposizioni scritte che specificano o descrivono le modalità operative di esecuzione delle attività. In tali disposizioni vengono indicati anche i metodi, le apparecchiature, i materiali e la sequenza delle operazioni da adottare.

Documenti di IV livello: Moduli in bianco
A questa categoria appartengono i moduli/registri o documenti emessi sui quali verrà registrata l’attività inerente al Sistema di Gestione per la Qualità.

Documenti di registrazione della qualità
I Moduli/Registri (documenti di IV livello) possono essere compilati a mano o gestiti in formato elettronico, come meglio specificato nelle procedure ed istruzioni.

Il singolo documento di II e III livello, normalmente, deve essere così strutturato:
1. Scopo e campo di applicazione
2. Riferimenti normativi
3. Termini e definizioni
4. Modalità
− Chi/come/quando (logica responsabilità)
− Controllo
− Azioni conseguenti
− Registrazioni
− Eventuale riassunto delle Responsabilità
− Eventuale diagramma di flusso riassuntivo

4.3 IDENTIFICAZIONE DEI DOCUMENTI

I documenti del Sistema di Gestione per la Qualità vengono identificati attraverso un codice alfa numerico ed un titolo. Il codice è così composto:
AAA
BBCC
D
Dove:
AAA Identificazione tipo di documento
PRO Procedura
IST Istruzione di lavoro
MOD Documento di registrazione
PIA Piano di Gestione per la qualità
ELE Elenchi
REG Registri
BBCC Numero di identificazione
BB identifica i sottopunti della norma ISO 9001:00
CC indica il numero progressivo del documento
D Sigla opzionale che differenzia:
- Aree scolastiche
- Servizi
Inf: Infanzia
Pri: Primaria
Sec: Secondaria 1grado
EDA: Educazione degli adulti

Il Manuale della qualità riporta solo il codice MAQ senza nessun numero.
I documenti salvati a livello informatico devono contenere il suddetto codice nel nome file e l’estensione del programma con cui sono stati prodotti (ad esempio .doc per MS Word e .xls per MS Excel).
I documenti di I, di II e III livello contengono almeno nella prima pagina le seguenti due tabelle.
COPIA CONTROLLATA SI �� NO ��
DESTINATARIO
Stato delle revisioni
Rev.
Data
Descrizione
Verifica
Approvazione
XX
gg.mm.aa
Indicazione della natura della modifica apportata
Nome e funzione
Nome e funzione
Il Manuale della Qualità, le procedure, le istruzioni, i piani della qualità ed i moduli sono identificati con il titolo, l’indice e la data di revisione, un codice identificativo e il n° di pagine.

GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE

Tutti i documenti devono seguire il seguente iter di emissione:

Redazione (atto con il quale inizia l’iter di ogni nuovo documento del SGQ)
Il Dirigente Scolastico, quando ritiene necessaria la creazione di un nuovo documento del SGQ, incarica chi, a suo parere, risulti più idoneo per elaborare il nuovo documento. Il Dirigente Scolastico può decidere se fare visionare tecnicamente il documento ad esperti esterni al fine di verificarne la rispondenza ai requisiti dei documenti di riferimento e la capacità comunicativa richiesta.
Verifica (a cura di RSQ)
Terminata la redazione, il documento viene verificato da RSQ, che lo sigla (la firma viene apposta solo sui documenti di I, II e III). La semplice firma di verifica non autorizza l’emissione del documento.
Approvazione (atto ufficiale che avvalla ogni documento del SGQ)
L’azione è di competenza di RAD. In questo controllo viene verificata la congruità del documento al Sistema di Gestione per la Qualità, alla UNI EN ISO 9001:2000, alla eventuale Guida applicativa dell’organismo di certificazione, ai documenti di origine esterna e agli obiettivi dell’Istituto Comprensivo Villongo.
A seguito della firma di approvazione RSQ inserisce il nuovo documento nell’elenco documenti attivi.
Tutti i documenti di I, II, III livello del SGQ in copia master riportano la firma in originale di verifica, e la firma in originale di approvazione; da tali documenti sono riprodotte le copie per la distribuzione. Le suddette firme sono apposte solo nella prima pagina.
La firma di verifica viene apposta da RSQ, quella di approvazione da RAD.
Per i moduli appare solo la firma di approvazione di RAD sulla prima pagina del documento Master.
Il MOD.4201 (Elenco della documentazione del Sistema di Gestione per la Qualità)
Il MOD4201 è il registro dei documenti prescrittivi in vigore di origine interna, gestito in forma di documento controllato; ad ogni modifica, quindi, viene trasmessa copia a tutto il personale dell’Istituto Comprensivo Villongo.
All’emissione di ogni documento del SGQ (nuovo documento o nuova revisione) RSQ aggiorna il modulo MOD4201, provvedendo, contestualmente, ad eliminare dall’elenco l’eventuale documento superato.
Sul modulo MOD4201 viene riportata l’identificazione completa del documento (codice, revisione, il titolo, la data di emissione). Dopo ogni inserimento o modifica, il MOD4201 viene aggiornato tramite nuova revisione. La copia aggiornata di tale modulo viene conservata in archivio nel raccoglitore MANUALE QUALITÀ MASTER.
L’archiviazione degli originali dei documenti del SGQ viene effettuata da RSQ presso l’archivio di sede nel raccoglitore denominato raccoglitore MANUALE QUALITÀ MASTER.
Il contenuto del raccoglitore deve sempre coincidere con l’elenco documenti (MOD4201). La catalogazione segue l’ordine numerico del documento.
Distribuzione
L’Istituto Comprensivo Villongo provvede a che la documentazione relativa al SGQ sia disponibile ai soggetti aventi diritto.
La modalità di distribuzione dei documenti del SGQ può essere:
controllata: quando occorre inviare ai destinatari le successive revisioni del documento-non controllata: quando non occorre inviare ai destinatari le successive revisioni del documento.
All’atto di distribuzione di un documento, per entrambe le forme di distribuzione, RAD registra sul modulo Registro di Distribuzione (MOD.4202) l’identificazione del documento ed il destinatario. Chi riceve la copia controllata appone una firma di ricevuta sul suddetto modulo (è considerata valida allo stesso fine la firma per ricevuta apposta sulla lettera di trasmissione del documento o la ricevuta di una raccomandata, o documento che dimostri che l’invio è avvenuto tramite e-mail).
All’interno dell’Istituto Comprensivo Villongo non viene fatta una distribuzione dei documenti di sistema, in quanto rimane a disposizione di tutto il personale il raccoglitore MANUALE QUALITÀ MASTER.
Viene invece distribuito in forma controllata il modulo MOD4201.
L’originale del registro di distribuzione viene archiviato da RAD nel raccoglitore DOCUMENTI SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ, con allegati i documenti, se presenti, che ne provano la corretta distribuzione.
La responsabilità degli aggiornamenti, della rimozione delle copie superate e della distribuzione dei documenti del Sistema di Gestione per la Qualità è affidata a RSQ.
La documentazione dell’Istituto Comprensivo Villongo può essere distribuita, su richiesta, ad eventuali interessati esterni, dietro autorizzazione del RAD/DIR. In questo caso viene espressamente ricordato al ricevente che è sua responsabilità distruggere l'edizione precedente e sostituirla con la revisione inviata (se in forma controllata).
Le copie controllate vengono rese disponibili su carta o su CDRom in forma protetta (files “Acrobat” di sola lettura o protetti da firma digitale del DS).
Per la gestione della documentazione, l’Istituto Comprensivo Villongo si attiene ai seguenti principi:
-riservatezza:
l'accessibilità ai documenti è possibile solo alle persone espressamente autorizzate;
-reperibilità: i documenti sono reperibili in quanto archiviati secondo procedure stabilite.
Possono accedere alla documentazione solo:
-il personale interno ed i membri del C.d.I.
-altre persone o enti su espressa autorizzazione del DS.
RAD si assicura che tutte le registrazioni della qualità siano leggibili e vengano archiviate e conservate in modo da essere prontamente rintracciabili, in luoghi che assicurino condizioni ambientali idonee e per prevenire deterioramenti o danni ed evitare smarrimenti.
Revisione
Ogni revisione deve essere verificata ed approvata dalla stessa funzione che ha rispettivamente verificato e approvato il documento originale.
RAD raccoglie tutte le proposte di revisione dei documenti della qualità, valuta la richiesta e nel caso la ritenesse motivata, dà inizio al processo di emissione di nuovo documento.
Ogni revisione di un documento comporta dunque lo stesso iter di un documento nuovo (Redazione, Verifica, Approvazione, Registrazione).
Le parti del documento revisionate sono individuate con una barra a lato del testo modificato. Tale regola può essere derogata, in caso di modifiche di solo editoria o notevoli modifiche sostanziali, con l’utilizzo della tabella, posta all’inizio del documento, che identifichi la natura delle modifiche apportate.
RAD si deve assicurare che ogni modifica sia correttamente compresa.
In ogni caso, al fine di facilitare la comprensione ed avere presente in ogni momento lo stato delle revisioni, sulla prima pagina dei documenti di I II III è stata inserita una maschera che fornisce in dettaglio:
- il numero di revisioni,
- la data in cui queste sono state eseguite,
- il tipo di modifiche apportate,
- il soggetto preposto alla verifica ed approvazione.

ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI E DELLE REGISTRAZIONI

Si veda anche la PRO.4201 Gestione delle registrazioni.

Archiviazione dei documenti del Sistema di Gestione per la Qualità
L’archiviazione degli originali dei documenti del SGQ (copia master) viene effettuata da RSQ presso l’Ufficio di presidenza nel raccoglitore denominato MANUALE QUALITÀ MASTER.
Il contenuto del raccoglitore deve sempre coincidere con l’elenco documenti attivi (MOD4201); la catalogazione deve seguire l’ordine numerico del documento.
Archiviazione dei documenti di registrazione compilati
I documenti di registrazione del SGQ compilati (moduli e registri compilati dalle persone indicate nelle procedure che ne prevedono l’applicazione) vengono conservati da RAD presso l’Ufficio di presidenza nel raccoglitore denominato DOCUMENTI SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ; il tempo e la modalità di conservazione viene identificata nel MOD4201.
I documenti di registrazione sono identificati nel modulo MOD4201.
Quando previsto contrattualmente, le registrazioni della Qualità sono rese disponibili, per la consultazione, all’Utente.
Archiviazione dei documenti del Sistema di Gestione per la Qualità superati
L’originale dei documenti del SGQ superati è conservato da RAD presso l’archivio di sede nel raccoglitore DOCUMENTI ANNULLATI e nella cartella informatica denominata DOCUMENTI ANNULLATI per almeno 1 anno dalla loro eliminazione o sostituzione con una nuova revisione.
I documenti annullati vengono identificati con il timbro “ANNULLATO” o similare.
Documenti di origine esterna (MOD.4203) Per quanto concerne gli atti normativi che disciplinano l’attività scolastica, si fa riferimento a quanto contenuto nel sito ministeriale “SISSI” e nel protocollo.
L’Istituto è abbonato a riviste di settore.
All’interno dell’Istituto, un collaboratore ha il compito di controllare e stampare quotidianamente dall’Intranet del Ministero della Pubblica Istruzione e dal sito della Direzione Scolastica Regionale la normativa di riferimento.
Per quanto concerne i documenti tecnici di origine esterna, non previsti precedentemente, l’Istituto ha predisposto il MOD4203. Tale modulo riporta anche la collocazione all’interno dell’Istituto Comprensivo Villongo e il responsabile degli aggiornamenti.
Per quanto riguarda i documenti di origine esterna come le circolari ministeriali o provinciali, questi vengono gestiti attraverso il protocollo (si veda oltre al paragrafo “Corrispondenza”).
Diversamente dai documenti del SGQ, non viene tenuta obbligatoriamente copia dei documenti superati. Se non presente la data, si intende l’ultima edizione pubblicata.
Tutti i collaboratori dell’Istituto Comprensivo Villongo hanno il compito di verificare gli aggiornamenti legislativi utili per lo svolgimento dell’attività, e di farne reciproca segnalazione in qualsiasi momento o durante le riunioni collegiali dell’Istituto Comprensivo Villongo.
I documenti di origine esterna non più validi, conservati per qualsiasi motivo, sono identificati attraverso la scritta “ANNULLATO” o attraverso forma identificativa equivalente.
d) Biblioteca
L’istituto Comprensivo Villongo mantiene abbonamenti ad alcune riviste e pubblicazioni e una biblioteca magistrale.
La procedura per la gestione abbonamenti e biblioteca è la seguente:
a) Documenti acquistati non su abbonamento: l’acquisto spetta al DIR, su eventuale suggerimento dei collaboratori (l’ordine di acquisto può essere solo scritto).
b) Documenti acquistati su abbonamento: in sede di rinnovo dell’abbonamento, DIR, di concerto con i propri collaboratori, verifica l’opportunità di rinnovarlo o meno.
La corretta gestione della documentazione è assicurata mediante le Verifiche Ispettive Interne del SGQ.
L’attività di salvataggio dei dati informatici della segreteria viene effettuata regolarmente. Per maggiori informazioni si veda anche IST.4203 Back-up.
Corrispondenza
Ogni atto, in entrata od in uscita, deve essere registrato in apposito registro (protocollo).
La posta in ingresso è presa in carico dal Dirigente, o dall’ins. vicario, che dopo averne preso visione indica su ogni documento i destinatari; viene inviata al protocollo dove verrà classificata e archiviata. I documenti di non pertinenza del personale dell’ufficio sono inoltrati, in originale/fotocopia, al destinatario del documento stesso
I procedimenti per la corrispondenza in entrata e in uscita saranno applicati con la stessa modalità ai Fax e alla posta elettronica.

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